Här kommer ett par tips runt ekonomi och budget riktade till dig som skall sy ihop företagets konferensresa!
Följ Skatteverkets regler
För att er konferensresa skall kunna räknas som arbete och därmed vara avdragsgill måste Skatteverkets regler följas. Ni måste bland annat lägga minst sex timmars arbetstid dagligen, till exempel på konferenspass och gruppövningar – något som kräver en del planering. Om resan har för stora inslag av nöje och avkoppling, eller utan rimlig anledning går till en avlägsen plats eller ett turistmål kan deltagarna bli förmånsbeskattade. Den lilla överraskningen vill man verkligen inte bjuda sina anställda på.
Programmet för konferensresan skall vara detaljerat och väl dokumenterat och bör finnas på plats redan innan avresa eftersom Skatteverket kan efterfråga detta. Om företaget arrangerar konferensresan på egen hand kommer enskilda ekonomiska verifikationer från bl a middagar och aktiviteter komma in i bokföringen och det är då självklart viktigt att dessa till fullo stämmer överens med det redovisade programmet.
Var tydlig med vad som ingår
Det är inte helt ovanligt att deltagarna själva får bekosta t ex en lunch eller att man mot tillägg kan välja en dyrare aktivitet än den som ingår.
Ni måste vara väldigt tydliga med i synnerhet vad som inte ingår, t ex:
- Att ta sig till och från flygplatsen?
- Minibaren på hotellet?
- Avec till kaffet på middagen?
- En spontan öl eller en kaffe efter stadsvandringen?
Vill du ha fler tips runt vad man bör tänka på när man skapar företagets konferensresa? Vi har satt ihop en guide med våra rekommendationer – ladda ner den som PDF på www.cuttlefish.se/tips
