Att förbereda och planera en konferensresa

Fick du just uppdraget av chefen att ordna företagets konferensresa? Det kan kännas lite svårt att veta var man skall börja för att få ihop allting till ett lyckat och minnesvärt arrangemang.

Här kommer ett par tips runt förberedelser och reseledning riktade till dig som skall sy ihop företagets konferensresa!

Hitta ett resmål som passar just ert företag

Resmålet bör passa företagets värderingar och profilen på era deltagare. Om ni föredrar rejäl husmanskost framför sniglar med korslagda morötter och dessutom står med ”båda fötterna på jorden” så kanske ni skall snegla på Prag i stället för Saint-Tropez.

Hitta möjliga datum och bestäm hur länge ni kan och vill vara borta. München, Motala eller Mumindalen? Det är lätt att glömma att det finns bra resmål både i våra grannländer och i Sverige. Att flyga tvärs över Europa för att sedan bara tillbringa ett drygt dygn på resmålet känns nog inte vettigt för någon.

Om resan skall gå utomlands så börja med att titta på flyg med rimliga tider där ni kan köpa gruppbiljetter med mer generösa regler runt ombokning och avbokning. Flygtiderna de aktuella dagarna kommer att begränsa era möjliga resmål. Försök därefter undvika de mest klassiska destinationerna som de flesta deltagare antingen redan besökt eller snart kommer att åka till. Överraska istället med ett resmål av det lite ovanligare slaget – det kommer bara ses som positivt och genomtänkt! Om ni väljer en mindre ort ökar chansen att ni får bättre service och ett mer personligt bemötande.

Utse en reseledare och definiera rollen

Väl på plats är det mycket att hålla koll på för att allt skall flyta på smidigt, både gällande logistik och information. Det kan vara allt från att vara behjälplig vid incheckning och assistera på konferenspassen till att svara på alla upptänkliga frågor om WiFi-lösenord, var närmsta toalett finns och om det serveras svenskt kaffe på hotellet.

Ni bör därför utse en ansvarig reseledare. Den som tar på sig uppdraget får ett stort ansvar och kommer sannolikt inte att känna sig lika delaktig i själva konferensen som övriga.

Reseledaren behöver ligga steget före under hela genomförandet – med ena ögat på klockan och det andra på programmet – för att se till att tider hålls samt att alla vet var nästa samlingsplats är. Om ni är en större grupp som ankommer med flyg bör den som leder resan vara på plats i förväg för att lokalisera var just er transferbuss väntar.

 

Vill du ha fler tips runt vad man bör tänka på när man skapar företagets konferensresa? Vi har satt ihop en guide med våra rekommendationer – ladda ner den som PDF på www.cuttlefish.se/tips

Postad den 17:e September 2019 av:

Mats Kronbladh

Mats vill ogärna sitta still på sina resor - oavsett om det är konferensresor eller privata resor... På arbetsresor och konferenser har han lyckats klämma in både mountainbike i Barcelona, dykning i Adriatiska havet och 4 mil rullskridskor söder om Berlin. Mats devis är att man aldrig ångrar de där "tokiga" idéerna som poppar upp. Man ångrar bara att man \*inte\* cyklade på 1st Ave på Manhattan eller provade att flyga kite på Zanzibar...

Redigera Profil